Help | Invoice Scan 365

 

FAQ 

Hvad kan Paperflow?
Paperflow er en scanningsmotor, som kan afløfte den data, som fremgår på fakturaen eller kvitteringen.  

Hvordan sender man et bilag til Paperflow
Du kan sende et bilag til Paperflow på tre måder; gennem en unik mailadresse, som er oprettet til din virksomhed. Ved brug af Paperflow Appen eller gennem integrationen, som er lavet til Paperflow. 

Hvilke sprog kan Paperflowlæse? 
Paperflow kan læse alle sprog, som har latinsk baseret skrifttegn. 

Hvilke felter kan der afløftes?
I øjeblikket kan Paperflow afløfte 24 felter på headerniveau og 11 felter linjeniveau 

Hvad er reglen for at afløftedata? 
Paperflow deler ikke fakturaer op i standard skabeloner for at finde data, men anvender AI, som søger efter keywords på fakturaen. Hvert felt Paperflow kan afløfte, har tilknyttet en række keywords. Det betyder, at for at Paperflow kan finde referencenummer, kræves det således, at det på fakturaen fremgår, at der er tale om en reference. 

Hvad betyder validering?
Samtlige felter af et internt team. Dette betyder, at vi er sikre på, at scanningerne er lige så korrekt aflæst, som hvis en bogholder havde gjort det. Tjek af de scannede felter, der sikrer, at scanneren har scannet det korrekt. I tilfælde af, at der findes afvigelser mellem det faktiske bilag og scanningsresultatet, korrigeres det. 

Hvordan defineres 100% korrekt?
At scanningerne er lige så korrekt aflæst, som hvis en bogholder havde gjort det.  

Hvad er en linje?
Vi definerer en linje ved, at der fremgår et beløb og anbefaler kun at afløfte linjer med Paperflows validerede løsning. 

Hvor lang tid tager det før et bilag er blevet scannet?
Paperflow garanterer en SLA med simpel scanning på max en time, i praksis er SLA’en i øjeblikket under et minut. Paperflow garanterer en SLA med valideret scanning på 24 timer, i praksis er SLA’en i øjeblikket under to timer. 

Hvor skal jeg sende fejlrapporteringer på scanninger hen? 
Hvis der opstår en fejlscanning med simpel scanning, sendes bilaget til feedback@paperflow.dk. Så vil Paperflow træne på bilaget for, at fejlen ikke opstår igen. Hvis der opstår fejl med valideret scanning, sendes bilaget til support@bilagscan.dk, også vil Paperflow træne på bilaget, for at fejlen ikke skal opstå igen. 

 

 

 

Brugsvejledning og opsætning Invoice Scan 365

Før du går i gang med Invoice Scan 365, skal du sætte løsningen op og aktivere den. Gå til Setup guiden på Assisted Setup-siden.

 

 

 

Find Invoice Scan 365 i listen og klik på titlen Set up Invoice Scan 365 eller klik Start Setup.

 

 

 

 

Klik næste indtil du kommer til registrerings-siden. Indtast dine informationer og klik næste.

 

 

 

Du er nu tildelt en invoice email. Det er denne email, du skal bruge, når du skal sende dokumenter til behandling. Du kan også finde emailen på Invoice Scan 365 Setup-siden.

Kopier og gem emailen.

 

 

 

Afslut opsætningen.

 

 

På den sidste side kan du vælge, hvilket format du forventer af de indlæste faktura. Alle faktura er indlæst direkte til indbakken. Det gør det muligt at definere, hvad enten fakturen skal være en bogføringslinje eller et købsdokument, når det er indlæst.  

 

 

Format: Kladde

Når du har valgt denne mulighed, vil dine faktura blive importeret til en kladde. Invoice Scan 365 laver en ny kladdelinje og tildeler billedet til bogføringslinjen, klar til at du kan sende den.

Den oprettede finanspost vil have billedet tildelt.

Hvis fakturaen har flere linjer, vil alle linjer blive samlet i én finanspost.

 

 

Format: Dokument

Når du har valgt den her mulighed, vil dine faktura blive et fuldt kvalificeret købsdokument. Billedet af fakturaen vil være tildelt dokumentet og de posterede bogføringer.

 

 

Udvidet Opsætning

 

 

 

Nogle indstillinger er sat op som standard. For yderligere at konfigurere produktet, skal du gå til indstillinger Invoice Scan 365 Setup.

Opsætning Invoice Scan 365 siden kan du konfigurere dit valg for brug af en specifik kladde, eller om du vil lave linjer på dit dokument.

 

 

Format: Kladde

Når du har valgt den her mulighed, vil din faktura blive importeret til en kladde. Invoice Scan 365 laver en ny kladdelinje og tildeler billedet til den linje – klar til at blive bogført. Den bogførte pos har billedet tildelt.

Hvis fakturaen har flere linjer, vil alle linjer blive samlet i én bogføringspost.

 

 

Format: Dokument

Når du har valgt den her mulighed, vil din faktura blive et fuldt kvalificeret købsdokument.

Billedet af fakturaen vil blive tildelt dokumentet og bogføringen.

 

 

Lav linjer

Denne tjeneste er kun tilgængelig, når du har valgt Formatet: Dokument, kan du vælge at have dokumentlinjer i stedet eller lave én linje til det hele.

 

 

Kladdeindstillinger

Bogføringsindstillingerne skal du kun bruge, når du har valgt Formatet: Kladde. Det gør det muligt at specificere i hvilken kladde, bogføringslinjerne er lavet.

 

 

Data validering

Når datavalidering er valgt, er du garanteret, at dine fakturaer altid er 100% korrekte. Når indstillingen er deaktiveret, vil du opleve, at ord eller tal kan indeholde fejl.

 

 

Opret en faktura med Invoice Scan 365 

Denne gælder kun, hvis din løsning er sat op til at have Format: Kladde.

Send en faktura til den email, du blev tildelt under opsætning. Du kan også finde emailen på Opsætning af Invoice Scan 365 siden.

 

 

 

Efter cirka 2 minutter vil du finde din faktura i Invoice Scan 365 indbakken. Når fakturaen er klar til videre behandling, vil statussen lyde ’Imported’. Scannings-proceduren kan tage op til 30 minutter for basis-løsning og op til 24 timer for data valideringsløsninger (hvis datavalidering er tildelt i Invoice Scan 365 indstillingerne).

 

 

Format: Kladde

Hvis du har valgt kladde, som dit format, vil du blive påkrævet at tildele en bogføringskonto til din faktura, før du kan behandle den.

Gå til Invoice Card fra Invoice Scan 365 indbakken.

 

 

 

Du vil se at bogføringskonto mangler.

Når du tildeler en bogføringskonto, vil du blive spurgt, om du vil benytte den som standard bogføringskonto for leverandøren. Hvis du klikker ’ja’ vil bogføringskonto automatisk blive tildelt næste gang du får en faktura fra den leverandør.

Kontoen kan ændres på leverandør-kortet på Invoicing Tab.

 

 

 

 

Du kan nu generere kladdelinjen ved, at gå til Actions og klik ”Create Document”

 

 

 

 

Kladdelinjer der er kreeret af Invoice Scan 365 , vil blive markeret med informationsfelt ”Created by Invoice Scan 365”

 

 

 

 

 

Hvis der ikke mangler informationer på fakturaen ved importen, bliver kladdelinjen genereret direkte.

 

 

Format: Dokument med linjer.

Hvis du har valgt Format: Dokument med dokumentlinjer, er det nødvendigt at tildele en konto eller en vare til dine dokumentlinjer, før du kan gå videre.

Gå til Invoice Card fra Invoice Scan 365 inbox.

 

 

 

 

Du vil bemærke at der nu er linjer på fakturakortet.

Når du tildeler en konto eller en vare, vil systemet huske dit valg næste gang du modtager denne vare fra denne specifikke leverandør.

Du kan nu generere dokumentet ved at gå til Actions og klikke ”Create document

 

 

 

 

Dokumentet der er oprettet af Invoice Scan 365 vil være markeret med feltet ”Created by Invoice Scan 365”