Effektiv POS, webshop og dataindsamling hos Nivaagaards Malerisamling

Nivaagaards Malerisamling er et hyggeligt og klassisk kunstmuseum flot placeret i Nordsjælland, med en unik samling af 500 års verdenskunst - fra italiensk renæssance over nederlandsk barok til dansk guldalder.  

Museet har årligt to til tre særudstillinger med både klassisk og moderne kunst og op imod 90.000 besøgende årligt. 

Nivaagaards Malerisamling har mere end 25 ansattekuratorer, formidlingspersonale og administrativpersonale. 
Indtægter kommer igennem kommunal- og statsstøtte, fonde, private sponsorater samt ved billet- og varesalg i museets butik. Adgang til museet kan ske både med køb af enkeltbillet eller med årskort.  
 

Løsningen indeholder:

POS / kassesystem til salg af årskort, billetter og varer ved indgangen.
Webshop med salg fra web.

 

Udfordringer i gamle it-løsninger 

I 2018 begyndte Nivaagaards Malerisamling at danne sig et overblik over, hvor mange it-systemer de havde. Museet havde på daværende tidspunkt mange små systemer, der ikke nødvendigvis hang sammen eller var integrerede.

Det betød, at butikkens POS / kasse- eller billetsystem ikke var integreret med økonomisystemet. Det var svært at få overblik over statistik, idet informationer og data skulle hentes i flere forskellige systemer … og samles i regneark. 

Den daglige museumsdrift fungerede, men det var åbenlyst for museets ledelse, at processerne kunne optimeres, og at der var både tid og ressourcer at spare i de mange manuelle processer. Ledelsen havde også brug for mere og hurtigere statistik for at træffe beslutninger på et oplyst grundlag. 

 

Gevinster med nye it-systemer  

Med et nyt system er det lykkedes at minimere problemstillingerne og i enkelte tilfælde helt at fjerne udfordringerne. 

Efter implementeringen af den nye løsning, har Nivaagaards Malerisamling fået klart mere overblik over forretningen gennem integration mellem nyt kassesystem og museets eksisterende C5 økonomi løsning. 

Det betyder, at museet nu har bedre overblik over hvilke gæster, der deltager i arrangementer, og om tiltag og arrangementer har den ønskede effekt. Det giver nøglepersoner den nødvendige information, for at træffe gode beslutninger. 

Med den nye løsning, har Nivaagaards Malerisamling nu mere kvalificeret data at lave bemandingsplaner ud fra, lige som det kan ses hvilke markedsføringstiltag, der giver bedst effekt. 

Processerne blevet enklere, da der bruges færre systemer. Det betyder, at det er lettere at overdrage opgaver – for eksempel hvis en medarbejder er sygemeldt eller er på orlov eller som led i at dele arbejdsbyrden.  
Færre systemer gør det desuden enklere at oplære nye kollegaer. 

 

Hvor lang tid tager en ny implementering 

Den tid museet sparer på administrative systemer, frigiver mere tid til mange andre opgaver på et travlt museum som Nivaagaards Malerisamling. 

Fra beslutningen var taget, til den nye løsning var i drift, gik der ca. 6 uger.  
Nivaagaards Malerisamling har været involveret i hele processen.  

Museet havde dedikeret én person som primær kontakt og superbruger. Samtidigt var der en medarbejder fra bogholderiet med på sidelinjen. Nøglepersonale blev undervist på stedet, inden systemet blev idriftsat. Herefter var der JCD opstartssupport til stede på museet, da systemet blev taget i brug.  
For at museets personale følte sig trygge - både ved løsning og leverance, har museet haft en primær JCD-kontakt.   

 

Fremtidige it-effektiviseringer

Fremtiden byder på yderligere rationaliseringer og effektiviseringer, så museet får frigivet endnu mere tid fra de administrativt tunge opgaver.  

For Nivaagaards Malerisamling betyder det, at Microsoft Dynamics C5 skal udskiftet med Microsoft Business Central Cloud. Skiftet vil give fuld effekt af de muligheder, der findes i POSkassesystemet. 

Desuden ønsker Nivaagaards Malerisamling at tilknytte den eksisterende attraktions-webshop ind i systemet. Det betyder at de billetter og årskort eller gaveartikler der sælges via museets webshop, kan registreres direkte i økonomisystemet.   

Det vil give Nivaagaards Malerisamling bedre overblik over både økonomi og lagersituation.  
Desuden ønsker museet at lave projektstyring og vagtplanlægning i de tilhørende systemer under Microsoft Office 365. 
 
Alt dette og meget mere skal sikre at Nivaagaards Malerisamling forsætter rejsen væk fra de administrative tunge processer, der tager tiden fra alt det der hjælper museet med formidlingen af billedkunsten. 

 

Er du interesseret i en lignende it-løsning til dit museum?

Kontakt en af JCDs Retail specialister


Når du skriver dig op i formularen, gemmer og behandler JCD dine data. Du kan altid bede om indsigt i, hvilke data vi opbevarer om dig, ligesom du kan bede om at få dem slettet. Læs vores privatlivspolitik

 

 

JCD A/S case - Nivaagaards Malerisamling

De nye it-systemer hjælper os med at håndtere vores besøgende, og betjene de mange kunder der handler i museumsbutikken.

Vi havde aldrig klaret vores pt. største udstillingssucces uden det nye POS/Kasse-system, og vi er meget glade for, at vi nu kan få langt større statistisk viden om årskortholdernes butiksvaner og vores publikum i det hele taget. Når vi ved mere om gæsterne, kan vi bedre servicere dem.

JCD har leveret den løsning, vi ønskede – og mere til. De er kommet med inputs til, hvordan systemet vil passe bedst til os og vores publikum.

Carina Boe Witt, Kontor- og regnskabsassistent hos Nivaagaards Malerisamling.

Se flere cases: