WorkPoint 365 HR System

Det får du med WorkPoint 365 HR-system: 

Medarbejdere og medarbejdersager 

Medarbejdere: Du får en ensartet oprettelse og opbevaring på tværs af alle medarbejdere og medarbejdersager. Sammen med dig ’bygger’ vi en skabelon, der bruges til alle medarbejdere - så al stamdata og dokumentation opbevares forsvarligt og let tilgængeligt – for dem, der har rettigheder.

Med WorkPoint kan du styre rettigheder til dine medarbejderdata baseret på roller. Eksempelvis er det tit sådan, at det kun er HR, der kan se medarbejdersager, mens nærmeste leder kun kan se sine egne medarbejdere og nøje udvalgt dokumentation på disse. Med andre ord opsættes rettighederne, så de passer på din organisering af medarbejdere, mellemledere og ledere.  

På dine medarbejdere vil der være en faseinddeling. Faseinddelingen skal understøtte, at du ved, hvor mange aktive medarbejdere du har, hvor mange der er i on- og offboarding. Eller hvis du har et par medarbejdere, der er fraværende grundet barsel, orlov eller lignende.  

Vi hjælper dig med at sætte netop jeres ’livscyklus’ for medarbejdere op, så det passer præcis på jeres forretning.  

Medarbejdersager: Med medarbejdersager samler du et ’rum’ til al email og andet dokumentation - ét sted. Det gør det nemmere for dit HR-personale at sikre korrekt opbevaring, at processen for en medarbejdersag følges, og at sager slettes alt efter hvor lang tid data må opbevares.  

Ligesom med medarbejdere oprettes en skabelon, så alle sager bliver lavet på baggrund af denne. På den måde bliver sager ens hver gang.  

Medarbejdersager giver dig overblik over alle dine sager på tværs af virksomheden; type, ansvarlig og meget mere.  

Kalender og noter i WorkPoint 365 HR  

Kalender: Med WorkPoint HR-portal følger selvfølgelig også en central kalender, der holder styr på dine medarbejderes fødselsdage og jubilæer. Vi kan endda sætte en reminder op 14 dage før, så du altid husker at købe gaver ved større fejringer.  

Noter: På alle Medarbejdere og Medarbejdersager er der mulighed for at oprette noter. Det betyder, at alle de små informationer, som normalt havner på en post-it eller slet ikke bliver registreret, kan nu nemt registreres. 

Spar tid på oprettelse af standard HR-dokumentation 

Med WorkPoint HR-portal og Word-brevflet kan du – via din Microsoft Outlook – oprette kontrakter, MU-samtaler og anden standard-dokumentation … med bare få klik. Det frigiver tid for dit HR personale, og sikrer at din virksomhed altid bruger den nyeste version.JCD kan hjælpe dig i gang med WorkPoint-skabeloner, så du kommer godt fra start. 

Det kan du også med WorkPoint 365 HR-portal 

Jobannoncer og rekruttering: Det kan være en omstændig proces at håndtere rekruttering. Der er GDPR-regler for opbevaring, retten til at blive glemt og ikke mindst for hvem der har adgang til personfortrolige data.  

Alt det får du styr på, hvis du tilkøber jobannoncer og rekruttering og de standardprocesser der følger. Processerne understøtter jeres virksomhedsprocesser og overholder GDPR. Vi har mulighed for at lave automatisk sletning af data efter eksempelvis 90 dage.
Efter succesfuld rekrutteringsproces bliver medarbejderen automatisk oprettet og onboarding-processen kan gå i gang.  

Tilkøb af jobannoncer og rekruttering: DKK 15.000 ved samtidig køb af WorkPoint HR-portal.  

Automatisk indlæsning af kandidater fra hjemmeside: Det er besværligt at håndtere CV og ansøgninger korrekt og hele tiden sikre, at data ikke ender i de forkerte hænder eller ved medarbejdere, der ikke burde se dem. 
Den problemstilling slipper du for med automatisk indlæsning af kandidater til din WorkPoint løsning.  Via kontaktformular fra jeres hjemmeside, kan kandidater, deres CV og ansøgning automatisk oprettes og indlæses i WorkPoint HR.  

Det kræver en afklaring med nuværende hjemmesideudbyder og afhænger af integrationsmulighederne med denne database.  

Tilkøb af automatisk indlæsning af kandidater fra hjemmeside DKK fra 5.000  

Sådan leverer vi WorkPoint 365 HR System 

JCD har komprimeret implementeringen af WorkPoint 365 HR i et forløb på 3-4 uger. Du skal igennem otte steps, før du er du live med din nye HR-portal. Se mere nederst på siden.

Udvidelser til standardløsningen:  

• Godkendelsesflow: Til dig der ønsker godkendelse mellem faser eller andre steps i dit HR-system. Kontakt os for pris.
  
• Integration til ERP/lønsystem: For eksempel Business Central, NAV, Economic mm. Kontakt os for pris.
  
• Digital signatur: Normalt er underskrifter en tidskrævende opgave. Med digital signatur sendes jeres standardkontrakter til underskrift direkte fra WorkPoint 365. Når de er underskrevet, vil versionen automatisk arkiveres i systemet. 
  Vi understøtter digital underskrift og validering via NemID. Kontakt os for pris.
• Jobannoncer og rekruttering: 2 ekstra moduler.
  Med jobannoncer og rekruttering får du fuldstændig styr på processen fra rekruttering til endelig ansættelse. DKK 15.000 ved samtidigt køb af standardløsning. Ekskl. moms.

Sådan leverer vi
WorkPoint 365
HR System

1. Fysisk- eller online-demomøde
   JCD præsenterer standard WorkPoint 365 HR.
   
   
2. Fremsendelse af projektplan og licenspriser
   
   
3. Fysisk eller online-møde med gennemgang af salgsoplæg
   Gennemgang af salgsoplæg og Bilag A.
   Det er på dette step, løsningen tilpasses den enkelte kundes ønsker til stamdata, proces etc.  
   For at holde tids- og implementeringsplaner vil det være begrænset hvilke ønsker, der kan tilføjes i Bilag A.

   Ønsker/krav der ikke kan opfyldes, vil blive flyttet til Fase 2.  

4. Underskrift
   Salgsoplæg, Bilag A og licensaftale sendes til gennemlæsning og underskrift.  
   For virksomheder der ikke i forvejen er kunde hos JCD, fremsendes desuden ramme- og databehandleraftale. 
   
   
5. Konfiguration af standard løsning
   På baggrund af Bilag A konfigurerer JCD løsningen.
   
   
6. Workshop – Præsentation og uddannelse
   

   Standardløsning er konfigureret på kundens Tenant og klar til at tage i brug.
   

   JCD er her repræsenteret fysisk eller online med en forretningskonsulent, som giver en fuld demo af løsningen (dette kan være for hele virksomheden).  

   Herefter vil en mindre gruppe (max. 6 personer) deltage i uddannelsen i den nye løsning. En gruppe der herefter betegnes som superbrugere/ambassadører for WorkPoint 365 HR-løsningen.  

   Endeligt bruges dette step på at opsamle ønsker/krav til en eventuel fase 2.  

7. Go-Live
   Datoen for step 6 er Go-live dato.
   
   
8. Løbende opstartssupport
   Kunden har et klippekort på 3 timers opstartssupport. Dette klippekort er gældende indtil 2 måneder efter præsentationsmødet. 

Hvad er et HR management system?

HR management, eller Human Resource Management, dækker over en bred pallette af de løn-, administrations- og kontraktmæssige forhold der er forbundet til medarbejdere på en arbejdsplads.

For det meste er HR-funktionen samlet i en HR-afdeling med medarbejdere, der har viden om personalejura, personaleforhold og lignende.

Et HR management system rummer alle vigtige personaleinfo om virksomhedens ansatte, og dermed de forhold der vedrører en medarbejder; personoplysninger, løn og ansættelsesforhold.

Hvorfor skal jeg vælge et HR system?

Der er flere gode grunde til at vælge et professionelt HR system til din virksomhed.

Med HR styring bliver alle oplysninger om en medarbejder håndteret langt mere effektivt; lige fra rekrutteringsprocessen, håndtering af ansøgninger og CV til kontrakt og afskedigelse.

Udover at gøre arbejdet med HR styring mere professionelt sikrer du også, at du overholder persondataforordningen - GDPR. Medarbejderens personfølsomme oplysninger opbevares forsvarligt og i et sikkert miljø. 

Hvilket HR software skal jeg vælge?

Der findes flere gode systemer og HR software, der kan hjælpe din virksomhed med at styre og administrere jeres HR.

Hos JCD anbefaler vi, du tager udgangspunkt i jeres nuværende behov - og overvejer om behovet er det samme om 1-2 år.

Desuden er det en fordel at undersøge mulighederne for, at et kommende HR system er integreret med jeres nuværende miljø, software og programmer, som I bruger i dag.

Bruger din virksomhed allerede Word, Excel, Outlook og de andre produkter i Office 365, kan det være en fordel at integrere med dem.

HR management værktøj med integration til Office 365

Mange danske virksomheder bruger Office 365. Dermed er Word, Excel, Microsoft Teams, Outlook og PowerPoint programmer, de fleste danske arbejdspladser gør brug af i dag.

Der findes en række gode HR management værktøjer, der er integreret til netop Office-pakken. Det betyder, at dine medarbejdere kan få fordel af hurtigt at kunne tilgå filer og dokumenter og forsætte arbejdet i de programmer, de er vant til at arbejde i.