WorkPoint 365 Kontraktstyring

Med WorkPoint 365 som Kontraktstyrings-system kommer dine medarbejdere til at arbejde fra de værktøjer, de kender; Outlook, Word, Excel og PowerPoint.   

Få overblik over kontrakter med WorkPoint 365 Kontraktstyring 

Har du styr på dine kontrakter hos kunder, leverandører og samarbejdspartnere – på tværs af virksomheden? 

• Er de udløbet? 
• Hvem har ansvaret? 
• Hvor finder jeg dokumentation og korrespondance? 
• Hvordan ser jeg udløb på alle mine kontrakter på tværs af virksomheden? 
• Hvad gør du, hvis ’kontraktejeren’ ikke længere er ansat i virksomheden? Går der historik tabt? 

Med Kontraktstyring via WorkPoint 365 får du styr på: 

• Dokumentation på kontrakter samlet et sted – bilag, allonge, Addendum, e-mail, korrespondancer mm. 
• Journal over senest arkiveret/redigeret dokumentation. 
• Livscyklus på kontrakter via skræddersyet proces for håndtering af en kontrakt. Dermed har du styr på hele processen - fra udarbejdelse til gentegning/arkivering.  
• Alle stamdata registreres korrekt. 
• Automatisk reminder på opfølgning.
• Godkendelsesflow på kontrakter*. 
• Skabeloner så ingen bruger en gammel version af en kontrakt. 
• Styr på koncernen – moder, datter og søsterselskaber. 
• Integration til digital signatur så du sparer tid*. 
• Integration til virk.dk der sikrer data og fejlbehæftelse ved manuel behandling af data. 

*option se længere nede.   

Registrering af aktiviteter 

Al dokumentation, emails, møder, telefonopkald og noter registreres centralt i WorkPoint – direkte fra Outlook og Word. Det betyder, at ’kontraktejere’ ikke skal skifte mellem flere systemer. 

Fasestyring af dine kontrakter 

WorkPoint 365 understøtter fase-opbygning. Det betyder, at du, som virksomhed, har samme proces for håndtering af kontrakter – uanset hvilken medarbejder der håndterer dem. 

JCD har standarddefineret en fem-trins faseinddeling, der kan udvides med flere fase-inddelinger baseret på type af kontrakt - for eksempel kontrakt til leverandør, kunder mm. 

Overblik via stam- og metadata 

Ud fra de indsamlede data og faser kan du – med WorkPoint 365 Kontraktstyring – sortere og filtrere dig frem til det overblik, du ønsker. Dermed sparer medarbejdere og ledere tid, når de skal danne sig overblik over kontrakter, eller når de skal rapportere til ledelsen. 

JCD tilbyder også udvidet rapportering med Power BI. 

Spar tid på oprettelse af standard dokumentation 

Med WorkPoint 365 Kontraktstyring og Word-brevflet kan du – via Outlook - oprette kontrakter, bilag og anden standard dokumentation med få klik. Det frigiver tid og sikrer, at du altid bruger nyeste version. 

JCD hjælper dig i gang med WorkPoint skabeloner. 

Integration til virk.dk 

Dine sælgere/kontraktejere skal sikkert oprette en del virksomheder i jeres system – det skal være nemt for dem.  

Med få klik i WorkPoint 365 kan de oprette en ny virksomhed med data direkte fra virk.dk – det sparer tid, og der undgås manuelle og forkerte dataindtastninger.   

Leverancemodel  

JCD har komprimeret implementeringen af WorkPoint 365 Kontraktstyring i et forløb på 3-4 uger.  Der er 6 steps, og så er du live med din nye Kontraktstyrings-løsning.   

1. Fysisk- eller online-demomøde hvor JCD præsenterer standard WorkPoint 365 Kontraktstyring
2. Fremsendelse af salgsoplæg og licenspriser 
3. Fysisk eller online møde  med gennemgang af Salgsoplæg og Bilag A 
4. Underskrift  
5. Implementering  
6. Fysisk eller online møde med præsentation, uddannelse og Go-live   

Tilvalg til WorkPoint 365 Kontraktstyring 

• Godkendelsesflow: Til dig der ønsker godkendelse mellem faser eller andre steps i dit CRM-system. 
• Integration til Microsoft Teams: WorkPoint 365 kan integreres direkte til Microsoft Teams. Sælgere kan samarbejde med eksterne eller arbejde fra Teams.  
• Synkronisering til ERP: For eksempel Business Central, Navision mm. 
• Ændringslog til ERP: Som leder kan det være svært at huske fremgangen for dine medarbejderes kontrakter. Med ændringsloggen kan du se, hvornår der senest har været ændringer eller aktiviteter på kontrakter. 
• Digital signatur: Med digital signatur sendes jeres standard kontrakter til underskrivelse direkte fra WorkPoint 365. Når de er underskrevet, arkiveres versionerne automatisk i systemet. 
• CRM-modul: Med kontraktstyring har du styr på alle dine kontrakter. Du kan tilføje CRM og pipelinestyring til din løsning. Modulet sikrer, at du har styr på alle steps, der leder op til kontrakten med dine kunder. Hvis du har kontraktstyring i forvejen, kan CRM tilkøbes. Pris 25.000 kr. ekskl. moms som engangsydelse.
• Udvidet opgavestyring: Via din faseinddeling kan JCD udrulle opgaver baseret på faserne, så intet bliver glemt. Det er en nem måde at få styr på både store og små opgaver.  

Hvad er kontraktstyring?

Kontraktstyring - også kaldt Contract Lifecycle Management, forkortet CLM.

Kontraktstyring handler om at styre og administrere virksomhedens kontrakter i hele dens livstid; fra den udformes, underskrives og opbevares til at den eventuelt forælder eller fornyes.

Software til kontraktstyring kalde ofte også for CLM-software.

Hvorfor kontraktstyring?

Har din virksomhed løbende håndtering af kontrakter, der skal underskrives, opbevares og administreres? Gemmes de blot i en mappe på en medarbejders computer, fællesdrevet eller i skyen?

Kontraktstyring software kan give jeres virksomhed et langt større overblik, mere professionelle rammer, styring af hvem der kan se hvad og ikke mindst hjælp til at overholde alle lovmæssige krav og regler, der er til sikker opbevaring af for eksempel personfølsomme oplysninger og GDPR.

Bruger du ikke et kontraktstyringssystem til dine kontrakter, risikerer du, at du ikke overholder persondataforordningen - GDPR. 

En manglende overholdelse af persondataforordningen, herunder kravene til opbevaring, kan medføre bøder til virksomheden. 

Kontraktstyring i Office 365

Hovedparten af danske virksomheder bruger Office 365 og Microsoft 365.

Microsoft Teams, Outlook, Excel, Word og PowerPoint er dermed dybt forankrede i mange danske virksomheders dagligdag.

Der findes mange gode programmer til kontraktstyring, både online og offline. Vi anbefaler at finde software til kontraktstyring, der er integreret med de programmer og miljøer, du allerede bruger i dag.

Bruger din virksomhed allerede Office 365 og Microsoft 365, vil der skabes synergier på tværs af systemerne. Dermed bliver arbejdet med håndtering af kontrakter og kontraktstyring nemmere. 

Hvilket kontraktstyringsværktøj skal du vælge?

Der findes mange gode kontraktstyringsværktøjer; nogle er online, andre er lokalt installeret hos virksomheden, nogle er avancerede at bruge, mens andre er lette at bruge for alle i virksomheden.

Uanset hvilket kontraktstyringssystem du vælger, anbefaler vi dig at tage udgangspunkt i jeres nuværende behov og overveje, om det vil være det samme om 2-3 år.

Derudover anbefaler vi, at du overvejer at vælge et program til kontrakthåndtering, der kan integreres med dine nuværende løsninger; vil det være en fordel, hvis din Office 365 integreres med dit kontraktstyringsværktøj? 

Fordelene ved et kontraktstyringsværktøj (CLM)

Der er flere fordele ved at bruge et professionelt kontraktstyringsværktøj / CLM-software for din virksomhed.

Et professionelt kontraktstyringsværktøj er med til at understøtte processen omkring korrekt opbevaring og behandling af eventuelle personfølsomme data. Det rigtige værktøj kan være med til at minimere dine interne ressourcer, fejl og ikke mindst bidrage til en mere effektiv behandling af kontrakter.  

Kontrakter er et vigtigt aktiv for din virksomhed. Derfor er det heller ikke ligegyldigt, hvilket kontraktstyringsværktøj du vælger til din virksomhed eller organisation.