5 smarte værktøjer Outlook 2019

5 smarte Outlook-værktøjer, du måske ikke kender.

Outlook til Office 365 + Outlook 2019 + Outlook 2016

 

De fleste af os har næsen i indbakken rigtig mange gange i løbet af arbejdsdagen … vi modtager og sender mails, administrerer kalenderen, gemmer kontaktoplysninger og holder styr på vores opgaver.


Men selv om du bruger Outlook hver dag, kender du sikkert ikke alle de smarte ting, Outlook kan for at gøre dit arbejde hurtigere.

 

 

1. Glemt at vedhæfte en fil?
Outlook kan selvfølgelig ikke minde dig om en opgave, du aldrig har angivet, eller en aftale, du har glemt at skrive ned … men det kan forhindre dig i at sende en mail uden en vedhæftet fil.
Laver du en ny mail, skriver ordet ”vedhæftet” og trykker send uden en vedhæftet fil, så minder Outlook dig om, at du måske har glemt at vedhæfte filen.

 

2. Hold fokus og ignorer en samtale
Måske har du oplevet at være med i en forstyrrende mailtråd, som ikke er relevant for dig; en mailtråd du gerne vil ignorere.
Hvis du arbejder for en stor virksomhed, kan der være andre, der føjer dig til en distributionsliste, uden du ved det.

I stedet for at slette hver enkelt mail i tråden, i takt med at de klikker ind i indbakken, kan du Ignorere hele samtalen.
Alle meddelelser i samtalen flyttes nu til mappen Slettet post og fremtidige meddelelser i samtalen ryger direkte i Slettet post.

Sådan gør du:
Klik på den samtale, du vil ignorere, eller på en meddelelse i samtalen.
Gå til fanen Hjem eller Startside - Klik på Ignorer i gruppen Slet - Klik på Ignorer samtale.

 

3. Gå ikke glip af en vigtig mail
Du går måske og venter på en vigtig mail fra en kunde eller en presserende opgave fra din kollega.
Men du har også andre opgaver, og har ikke lige tid til at sidde og stirre på listen over meddelelser i Outlook.

Brug Outlooks påmindelser til at få besked, når der kommer en indgående meddelelse.
Måske er din Outlook allerede sat op, så den viser påmindelser om indgående meddelelser … hvis ikke, kan du selv indstille det.
Påmindelsen vises oven på et hvilket som helst andet program, du arbejder i.

Sådan gør du:
Vælg Filer - Indstillinger - Mail.
Under Modtagelse af meddelelse skal du markere eller fjerne markeringen af afkrydsningsfeltet Skrivebordsbesked og derefter vælge OK.

 

4. Åbn flere Outlook-vinduer
Drømmer du nogensinde om at skifte hurtigt mellem indbakken og kalenderen … eller at få dem vist side om side?

Sådan gør du:

Hvis du vil åbne din kalender i et nyt Outlook-vindue, skal du højreklikke på kalender-knappen - Vælg Åbn i nyt vindue.

 

5. @omtaler
Har du nogensinde sendt en mail til et helt hold af kollegaer, men egentlig kun haft brug for et svar fra to af dem?
Måske har du indtil nu brugt fed font, understregning eller font-farver for at fremhæve kollevgaernes navne.
Nu har du en anden mulighed.

Sådan gør du:
Skriv @ efterfulgt af deres navn - så sker der følgende:
 
• Vedkommende tilføjes automatisk på modtagerlisten.
• Vedkommendes navn fremhæves i meddelelsesteksten.
• Når vedkommende modtager meddelelsen i sin indbakke, får han eller hun vist @-symbolet på meddelelseslisten, som angiver, at han eller hun er nævnt ved navn.

 

God arbejdslyst


Læs mere på Microsoft

Måske er du også interesseret i at læse:

Tip til din email-sikkerhed med relevans for GDPR.
Læs mere
Email kryptering ... a' hva?
Læs mere
Pladsmangel? Fylder dine data mere og mere?
Læs mere
Office 365
Læs mere