Sådan opsætter du GDPR-funktioner til din Dynamics NAV eller Dynamics 365 Business Central

Af: Thomas Schacht, Dynamics NAV udvikler, JCD A/S

 

Du har sikkert hørt ordet GDPR flere gange i løbet af de sidste måneder ... dét ord er vist på alles læber i øjeblikket – og med god grund.

Derfor er GDPR også det emne, jeg vil tage op i det her skriv. Jeg vil nemlig vise dig, hvordan du kan trylle GDPR-funktioner frem i din Dynamics NAV eller Dynamics 365 Business Central.

Den nye funktionalitet kan benyttes til at klassificere virksomhedsfortrolige data. Funktionerne er tilgængelige fra Dynamics NAV version 2015 og frem til Dynamics 365 Business Central. For at få adgang til dem skal du have den seneste NAV release i din version.  



Sådan gør du
GDPR-humlen er persondata – det er dem, virksomheder skal beskytte og opbevare sikkert og korrekt.

Bare rolig – du behøver ikke at blive forpustet. Det er kun få trin, du skal igennem for at få adgang til funktionerne i din NAV eller Dynamics 365.

Det allerførste du skal gøre er at logge ind i din Dynamics NAV eller Dynamics 365 Business Central – funktionerne er kun tilgængelige for administratorer. Derfor skal du klikke på Brugertilpasning. Det er vigtigt, at du har en profil som Sikkerhedsadministrator.

Når du er logget ind, kan du se dit panel til Beskyttelse af data … og det er her, GDPR-funktionerne ligger. Hvis du klikker på Beskyttelse af data, vil du møde disse:

Nu kan du klikke på Data Klassificering, hvor der åbnes et regneark. Her kan du indstille graden af følsomhed i dine forskellige tabeller. Det er vigtigt at pointere, at Microsoft har klassificeret felterne, men du kan selvfølgelig også lave dine egne klassifikationer. Du har selv ansvaret for at klassificere dine data korrekt og sikre dig, at de stemmer overens med virkeligheden. 

Klikker du på Konfigurer dataklassificeringer, vil en guide komme frem. Her har du mulighed for at eksportere data-klassifikationer til og fra Excel. Det er specielt ideelt ift. klassificeringer … det er også smart, hvis du har brug for at videregive dine data til andre. Du kan altid filtrere typen af data.

Lad os gå et skridt tilbage … og klikke på Dataemner. Her har du adgang til felter med følsomme data i din Dynamics NAV – det er klassificeret af Microsoft. Her kan du også klikke Værktøjer til databeskyttelse, hvor du kan se, hvem der ændrer følsomheden til højre på dit skærmbillede og dine ændrings-logposter under Databeskyttelsesaktivitet.

Klikker du på Værktøjer til databeskyttelse, begynder en guide, hvor du kan klikke:

1.    Eksporter et dataemne

2.    Oprette en konfigurationspakke til databeskyttelse

Nu kan du klikke på Eksporter data emnes data, hvor du kan vælge et emne og eksportere alle følsomme data fra din Dynamics NAV – her kan du også vælge graden af datafølsomhed. Det kan godt tage lidt tid – men bare rolig … det er kun på grund af datasættets størrelse.

Du kan også se en forhåndsvisning af selve eksporteringen. Til slut genereres en Excel-rapport med din udvalgte data.

På dit skærmbillede kan du se, når dine data er eksporteret, og du kan se rapporten i dit rollecenters rapportindbakke, når den er færdig.

 

Din Excel-fil består af et regneark for hvert regnskab. På hvert regnskab kan du se de dokumenter, der indeholder de persondata. Det er også denne rapport, der viser, hvor der er følsomme data, og her du kan se data om en person på tværs af systemet. Du kan også trække en tabel ud relateret til dit søge-objekt

Når det er gjort i Værktøjer til databeskyttelse, kan du se ændringsposter.


Du kan også vælge at klikke på Oprette en konfigurationspakke til databeskyttelse, så oprettes der i stedet en datapakke til emnet, hvor du har dine data.

Tillykke!


Du har nu opsat GDPR-funktionerne til din Dynamics NAV eller Dynamics 365 Business Central … og du ved nu, hvilke data du skal klassificere, og hvilke data du skal slette – hvis det er tilfældet.

OBS: Vær opmærksom på at alle screenshots er taget fra Dynamics NAV RTC.

@Thomas Schacht, Dynamics NAV Udvikler, JCD A/S

 

Har du brug for hjælp

eller har du spørgsmål?

 

Kontakt JCD på telefon 70 12 00 03